Resguardo de datos

El resguardo (o copia) de los datos viene a ser como el duplicado de la llave del automóvil que Usted conserva en el fondo de una gaveta. Cuando se le pierda la llave original ...
La diferencia entre los datos de su Sistema SACAV (o cualquier otra base de datos que lleve en la computadora) y su llave del automóvil, es que los datos cambian cada vez que Usted introduce alguna información. De donde surge la necesidad de "sacar un duplicado" regularmente.
1- Porque resguardar sus datos
Las razones por las cuales pueden perderse sus datos son múltiples, cada una con una probabilidad distinta. A continuación están las más comunes:
· Interrupción del suministro de energía eléctrica. Aunque se recomienda el uso de una fuente de poder ininterrumpida (UPS), existen algunos casos en que la interrupción es tan abrupta que el UPS no tiene tiempo de reaccionar.
· Robo de los equipos.
· Falla de los equipos.
· Falla en la programación del Sistema (aunque nos cuesta admitirlo!).
· Falla en el uso del Sistema (aunque les cueste admitirlo!).
2- Como resguardar datos
Existen varios medios sobre los cuales copiar los datos, entre los cuales los más adaptados al resguardo son: cintas, discos flexibles, discos láser reinscriptibles.
También existen varios planes de resguardo, difiriéndose por el número de medios que utilizan y la frecuencia con que se usan.
Tomando en cuenta las características de los datos del Sistema SACAV, recomendamos el plan siguiente:
Procúrese 5 discos flexibles nuevos de 3.5 pulgadas de alta densidad, con sus 5 etiquetas.
En la primera etiqueta, escriba: Datos SACAV, LUNES.
Completa las demás etiquetas, una por cada día laborable de la semana. (si la Agencia labora los sábados, use 6 discos)
Cada día, al terminar de actualizar la información en el Sistema, siga estas instrucciones:
1. Finalice la ejecución del Sistema SACAV y, en caso de que use la versión multiusuario del Sistema, asegúrese de que hayan hecho lo mismo en las demás estaciones de trabajo (consulte el párrafo 2.16. FINALIZAR LA SESIÓN DE TRABAJO del Manual del Operador)
2. Ejecute el programa de resguardo de datos, tal como se describe en el párrafo 4.5. RESGUADO DE DATOS del manual. Si su computadora opera bajo Windows, seguramente se instaló un icono de acceso directo al programa de resguardo. Bajo otras sistemas operativos, es probable que esté usando un sistema de menú que le facilite también la ejecución de los programas.
3. Este pendiente que el programa de resguardo se ejecute sin error. Las dos principales causas de error son: no haber cerrado el Sistema SACAV en una estación de trabajo (cierra el Sistema y vuelva a ejecutar el resguardo) o un disco flexible dañado (vuelva a ejecutar el resguardo con un disco nuevo y formateado)
4. Apague su computadora. (según el sistema operativo, es probable que tenga que seguir algún procedimiento particular antes de apagar los equipos de computación).
Si sigue estas instrucciones meticulosamente, siempre estará asegurado de tener un histórico de una semana de los datos de su Agencia y podrá recuperar sus datos en caso de ser necesario.
Consejos útiles:
· Si piensa que los datos actualmente registrados en el disco duro de su computadora presentan alguna falla, NO EJECUTE RESGUARDO. Al hacerlo, perdería la información anteriormente grabada en el disco flexible. Siendo esta la correcta, a diferencia de la almacenada en su disco duro, el cual contiene fallas.
· No conserve los discos de resguardo al lado de la computadora: si se la roban, se robarán también los discos!
· Si las interrupciones de luz son frecuentes, o si Usted estima que el movimiento de su Agencia es importante, puede usar 10 discos en vez de 5 y nombrándolos LUNES 12am, LUNES 6pm, MARTES 12am, etc. y efectuar resguardo dos veces al día.
· Recuerde: efectuar resguardo tarda menos de un minuto, lo que representa ni siquiera media hora al mes. Cuantos días le costaría volver a introducir la información de los últimos 30 días?
· No utilice discos usados para hacer resguardo. Pueden estar dañados, no tener suficientemente espacio o contener virus. En caso de no tener otra alternativa, formatee el disco antes de usarlo para resguardo. Esta operación limpiará el disco de otros archivos (datos, programas o virus) y le indicará si la superficie está en buen estado.
3- Que hace el programa de resguardo?
No es necesario que Usted lea lo siguiente, pero si tiene la curiosidad, o si desea comprender mejor que hace el programa de resguardo, aquí están algunas explicaciones:
Los archivos de base de datos (cuyo nombre termina por .DBF) están comprimidos en un solo archivo de nombre AVDBF.ZIP
Cada vez que se vuelve a usar un mismo disco flexible (por ejemplo el del lunes), el nuevo archivo AVDBF.ZIP se graba en el lugar del anterior (el del lunes pasado, por ejemplo). No tiene importancia, puesto que el nuevo archivo incluye la información del anterior. Pero permite que un disco pueda utilizarse semanas tras semanas, sin llenarse